Pedidos de orçamento que chegam a meio de um casamento

Numa empresa de eventos, o sábado é dia de trabalho a sério. Enquanto se monta uma mesa, se coordena o serviço de catering ou se acompanha a entrada dos noivos, o telemóvel vai acumulando mensagens. Alguém quer saber se a data está livre, outra pessoa pede preços para um batizado, uma terceira deixou um áudio no WhatsApp. O orçamento fica para depois e, muitas vezes, depois já é tarde.

Um negócio gerido nos intervalos

Muitas empresas de eventos (casamentos, batizados, aniversários, catering, quintas, animação) são geridas por um casal que executa os próprios eventos ao fim de semana. A parte administrativa faz-se nos intervalos: ao fim do dia, entre duas conversas com fornecedores, no carro antes de descarregar material.

Não é desorganização. É a natureza do trabalho. Quem vende o evento é quem o faz acontecer, e não há forma de estar nos dois sítios ao mesmo tempo.

Pedidos espalhados, nenhum sítio central

Os pedidos de orçamento chegam por Instagram, WhatsApp e telefone. Cada canal tem a sua caixa, as suas notificações, o seu histórico. Nada os reúne num sítio só.

O resultado tende a repetir-se. Uma mensagem no Instagram fica lida mas sem resposta. Uma chamada perdida não é devolvida porque ninguém se lembra de quem era. Um pedido no WhatsApp chega sem data, sem local, sem número de convidados, e a primeira resposta acaba por ser uma pergunta, que só tem retorno mais tarde.

Cada pedido obriga a recomeçar: perceber o que a pessoa quer, voltar a perguntar o que faltou, procurar a conversa anterior no meio de dezenas de outras.

Quem organiza um casamento não espera

Este é o ponto que mais pesa. Quem está a organizar um casamento decide depressa e fica com quem respondeu primeiro.

Isto significa que o atraso não é uma questão de cortesia. É precisamente o momento em que o cliente se decide. Um orçamento cuidado que chega tarde perde, com frequência, para um orçamento razoável que chegou cedo.

E aqui está a parte frustrante: o problema não é falta de procura. Os pedidos existem. O que falta é capacidade administrativa para lhes responder no tempo em que o cliente está a escolher.

O que muda com uma entrada única

A solução não passa por trabalhar mais horas nem por estar de telemóvel na mão durante um evento. Passa por mudar a forma como os pedidos entram e são acompanhados.

• Uma entrada única para os pedidos. Venham do Instagram, do WhatsApp ou de um contacto telefónico, acabam todos no mesmo sítio.
• As perguntas essenciais feitas logo no primeiro contacto. Data, tipo de evento, local, número aproximado de pessoas, serviços pretendidos. Quem pede fica a saber que o pedido foi recebido; quem faz o orçamento recebe a informação completa.
• Um registo de cada pedido até ao orçamento enviado. Em que fase está, o que falta, o que ficou pendente.

Na prática, quando o fim de semana acaba, deixa de haver uma pilha de conversas para reconstruir. Passa a haver uma lista de pedidos com a informação necessária para orçamentar. O tempo administrativo, que é curto, vai para fazer orçamentos e não para os perseguir.

Também deixa de depender da memória de quem está cansado depois de um evento. Nenhum pedido fica esquecido numa caixa de mensagens que ninguém voltou a abrir.

Onde entra o G.A.M Digital

Implemento este sistema de raiz, ligado aos canais que a empresa já usa. Começo por perceber como os pedidos chegam hoje e que perguntas se repetem em cada orçamento. Depois monto a entrada única, o primeiro contacto com as perguntas essenciais e o registo de cada pedido até o orçamento seguir. Quem trabalha ao fim de semana continua concentrado no evento, e os pedidos deixam de ficar à espera.

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